【イベント運営マニュアル】これでイベント準備はOK!7つのツール

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イベント運営を任されたら

社内飲み会の仕切り

昔、会社でよくあった話。

「若手は社内イベント仕切るところから仕事覚えるんだ」ということで、若手は仕事の一環としていろんな飲み会(歓送迎会、目標達成会、など)を仕切らされていました。

時間の使い方、盛り上げ方、偉い人の扱い方、会計。接待の練習とかとも言われてました。

確かにそこで覚えたお作法、その後の仕事で生きた覚えがありますね。

社売業務としてのイベント仕切り

社内の飲み会の仕切りまでは、あまり厳密にやらず感覚的に出来るのですが、もっと大掛かりな、あるいは様々な方(良く知らない人、外部の人)が関わるイベントを仕切るとなると、それなりの準備が必要です。

そんな仕事を任されたら。さて、どうしたもんでしょうか。

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仕事でイベント運営を請け負う場合

そういうイベントを仕事で請け負うとなると更に話は変わります。

・社外から仕事で
・社内の大きなイベントで

などでは、巻き込む人も増えますし、そういった方達との関係性やコストの大きさから失敗は許されないようなケースも出てきます。

失敗しないためには、そう、いずれも事前の徹底した準備が必要ですね。

ここでは、そんな時に使える頼れる、プロが使っている

これさえあればイベント準備はOK!7つのツール

を紹介していきます。

イベントに合わせてカスタマイズしてくださいね!
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イベント準備 使える7ツール

ここでは、何をやりたいか、そして会場は決めてある前提からスタートしますね。

イベントへ向けてこの7ツールがあれば、準備段階としてはバッチリだと思います。

1.スケジュール
2.会場レイアウト図
3.進行表
4.業務マニュアル
5.人員配置表
6.チェックリスト
7.進行台本

では以下順番に見ていきましょう。

1.スケジュール

まずはこれで全体感を掴み、可視化します。

担当役割ごとの、イベントまでに何をするかをスケジュールに落とし込み、大きな流れを把握。

これが一番初めに手をつけるツールです。できれば数ヶ月前、企画が立ち上がってすぐにでも手をつけるのが良いでしょう。

毎年、あるいは、その年に数回行うようなイベントなら、あらかじめ年間で組んでおいてもいいと思います。

2.会場レイアウト図

これで当日の具体的な会場内の配置、会場内の動線、機材の数と場所を確認します。

これは現地にも足を運び、具体的にチェックをすることで、空間の広さや高さなど、図では把握しにくかったこと、違和感があること、改善した方がいいことが見えてきます。

3.進行表

いつ誰が何をするのか。ここに細かく集約していきます。

後述のツールを作成、更新したら進行表にも反映する。進行表をみれば当日誰が何をするのか迷わないようになっているのが大事です。

それにより、スタッフ全員の共通認識が揃います

あの役割が漏れてないか?あの道具はどこにおいたの?→誰も気づかずスルーしていた

みたいなことを防ぐことが出来るようになります。

4.業務マニュアル

これは進行表と似ていますが、担当業務ごとに分けた進行表、とでも言えるもの。ここで時間と仕事のダブりが見えてきます。

この人のこの仕事は時間が被るし無理、他の人に振らないと、とか、時間と仕事内容のバランスのズレに気づくことが出来ます。

そこでお願いする役割を修正しながら、調整を進めていきます。

5.人員配置表

これに誰が何をするのか最終的に落とし込みます。先ほどの業務マニュアルと進行表と見合わせ、修正しながら、調整を進めていきます。

6.チェックリスト

これ、大事です。事前広報、人員手配、準備物、当日の場所ごとの使用物。

思いつく限り全て挙げておき、準備の抜け漏れを防ぐ目的で利用します。

7.進行台本

司会者用の進行台本です。

ここには、言い回しひとつひとつから、そのまま司会が話を出来るように言葉をそのまま落とし込みます。合わせて司会の言葉に関連するアクションももれなく記載します。進行表の生きたバージョン、これを見ればすべて当日の流れが把握できる、といった感じになります。

これで準備は整いました!

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イベントにトラブルはつきもの

こうして準備を整えても、何かが起こってしまうのがイベント、です。

当日の映像機器の接続が上手く行かずスライドの投影が上手くできなくなってしまう、予定していた登壇者が遅刻、急な悪天候、交通の乱れ、とか。

想定していたトラブル、想定外のトラブルとか、イベント当日のトラブルはつきものだと覚悟はしておきましょう。

それでも、事前に考え得る限りの備えをしていれば、なんとかリカバリーできるものです。

それでもなんともならない時。そこは最後、笑顔と気合いで乗り切って行く(笑)。
そんな心構えも大事ですね。

2020/1/29追記

2020/1/27にこのマニュアルを使い100人規模のイベントを仕切りました。

大変な盛況のうちに会を執り行うことが出来ました。

徹底した準備と当日の進行、参加者関係者各所からお褒めの言葉をいただいたのがこの2点でした、ということを報告しておきますね❗️

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